Retos en la contratación de servicios de Consultoría de Power BI

Seleccionar un consultor externo para desarrollar informes de Power BI puede ser un gran desafío para tu empresa. Aquí te presento algunos de los retos más habituales y cómo afrontarlos para hacerlos más llevaderos:

1. Evaluar la Experiencia Técnica

Reto: Determinar si el consultor tiene la experiencia técnica necesaria en Power BI y en el manejo de datos complejos.
Solución: Revisar su portafolio, solicitar referencias y realizar entrevistas técnicas para evaluar sus habilidades en DAX, Power Query, modelado de datos y visualización.

2. Comprender las Necesidades del Negocio

Reto: Asegurarse de que el consultor entienda las necesidades específicas del negocio y pueda traducirlas en informes útiles.
Solución: La solución depende fundamentalmente del grado de madurez de la empresa.

• Si la empresa cuenta ya con un sistema de Dirección por Objetivos (DPO), será necesario realizar reuniones detalladas para discutir los objetivos del proyecto y asegurarse de que el consultor tenga experiencia en este ámbito y entienda los requerimientos de las diferentes unidades. También será necesario facilitarle las métricas, KPIs y KGIs que se quieran representar.
• Si la empresa no cuenta con un sistema de Dirección por Objetivos y queremos que el consultor nos ayude en la creación de los KPIs necesarios para hacer seguimiento de nuestro negocio, podemos involucrarle en el proceso siguiendo los siguientes pasos:

Reunión Inicial: Organiza una reunión detallada con el consultor para explicar la misión, visión y objetivos generales de la empresa.
Mapeo de Procesos: Realiza un mapeo de los procesos clave del negocio que quieras monitorear y discútelos con el consultor.
Identificación de Problemas: Señala los problemas actuales y las áreas que necesitan mejora.
Definición de Objetivos: Trabaja con el consultor para definir objetivos específicos y medibles.
Colaboración con Equipos: Involucra a los equipos relevantes para obtener una visión completa de las necesidades y expectativas.
Iteración y Feedback: Revisa y ajusta los KPIs propuestos en colaboración con el consultor y los equipos internos.

3. Integración con Sistemas Existentes

Reto: Garantizar que el consultor pueda integrar Power BI con los sistemas y bases de datos existentes de la empresa.
Solución: Verificar su experiencia en integración de datos desde los tipos de bases de datos que utilizas y facilitarle la comunicación con tu equipo de soporte para que le faciliten la conexión.

4. Gestión de la Seguridad de los Datos

Reto: Asegurar que el consultor maneje los datos de manera segura y cumpla con las políticas de privacidad y seguridad de la empresa.
Solución: Es necesario revisar tanto tus prácticas de seguridad como las suyas y asegurarse de que esté familiarizado con las normativas y estándares de seguridad de datos.

5. Costos y Presupuesto

Reto: Gestionar los costos del proyecto y asegurarse de que el consultor ofrezca una buena relación de tiempo requerido-calidad-precio.
Solución: Disminuir al máximo posible el grado de incertidumbre que envuelve cada proyecto para que el consultor sepa qué se va a encontrar cuando comience a trabajar para la compañía. Si es posible, segmentar el proyecto en hitos y solicitar ofertas detalladas para poder comparar costos.

Si el proyecto tiene un grado de incertidumbre elevado, quizás no puedas obtener una oferta de precio fijo, así que hay que valorar otras opciones de facturación como tarifas por horas, días, hitos, bolsas de horas o híbridos entre estas diferentes formas de facturación.

6. Comunicación y Colaboración

Reto: Mantener una comunicación efectiva y una colaboración fluida entre el consultor y el equipo interno antes y durante el proyecto.
Solución: Establecer canales de comunicación claros y programar reuniones regulares para revisar el progreso y resolver cualquier problema.

7. Cumplimiento de Plazos

Reto: Asegurarse de que el consultor cumpla con los plazos establecidos y entregue los informes a tiempo.
Solución: Definir un cronograma detallado y establecer hitos y entregables claros desde el inicio del proyecto. Cumplir con las labores de comunicación y colaboración para la resolución de incidencias y replanificación del cronograma si fuera necesario.

8. Adaptabilidad y Flexibilidad

Reto: Encontrar un consultor que sea flexible y pueda ajustarse a cambios en los requisitos del proyecto.
Solución: Evaluar su capacidad para manejar cambios y su disposición para ajustar el enfoque según las necesidades del negocio. Si te es posible, solicita feedback de clientes anteriores acerca de su capacidad para adaptarse a cambios y manejar situaciones imprevistas. Si no te es posible, solicítale directamente ejemplos específicos de proyectos en los que tuvo que adaptarse a cambios inesperados.

9. Calidad de los Informes

Reto: Garantizar que los informes desarrollados sean de alta calidad y cumplan con las expectativas de los usuarios finales.
Solución: Antes de contratar solicitar muestras de trabajos previos o informes de muestra al consultor. Una vez que tengamos ya nuestros primeros borradores de los informes solicitados, realizar revisiones y pruebas exhaustivas de sus resultados antes de su implementación final. Asegurarse que los usuarios finales se sienten cómodos trabajando con el informe en términos de usabilidad y que el informe es útil, entrega la información que necesitan y cumple con sus expectativas.

10. Soporte y Mantenimiento

Reto: Hay que tener en cuenta que una vez finalizado y compartido el informe,  la mayor parte de las labores de mantenimiento pueden ser ejecutadas por personas que reciban una formación mínima al respecto y sin necesidad de que entre el consultor en el proceso. En cualquier caso y dependiendo de lo imprescindible que sea la información que genera el informe, puede ser necesario asegurar que el consultor ofrezca soporte y mantenimiento continuo después de la entrega del proyecto.
Solución: Incluir cláusulas de soporte y mantenimiento en el contrato y asegurarse de que el consultor esté disponible para resolver problemas futuros.

Estos retos son comunes, pero con una planificación adecuada y una selección cuidadosa del consultor, es posible superarlos y lograr un proyecto exitoso. ¿Hay algún reto específico con el que estés lidiando actualmente? ¿Necesitas que te echemos un cable en la creación de tus informes? Ponte en contacto con nosotros, somos consultores, sabemos cómo ayudarte.